Waarom Uw Construction Document Management Software Aan Een Upgrade Toe Is

De bouwsector is ongelooflijk complex en staat met alle (digitale) ontwikkelingen van de laatste jaren voor een behoorlijke uitdaging. Denk maar aan regels rondom duurzaamheid, materialen, materiaalkosten, kwaliteitsborging, personeelstekorten, enz. 

Het beheren van documenten kan daardoor een uitdagend proces zijn en datastromen nemen met het jaar spectaculair toe.

Het is niet ongewoon voor aannemers en eigenaren om een document management systeem (DMS) voor het delen van documenten te gebruiken die gratis bij bestaande software worden geleverd of kunnen worden gedownload. Het kunnen waardevolle hulpmiddelen zijn voor het opslaan en delen van documenten en versiebeheer binnen een projectteam, maar ze hebben hun beperkingen voor de samenwerking tussen project teamleden.

Laten we eens kijken naar de verschillen en overeenkomsten tussen generieke documentbeheer software en Viewpoint For Projects (VFP), en benadrukken hoe het gebruik van doelgerichte Construction Document Management Software voor het uploaden, delen en herzien van een uiteenlopende reeks digitale documenten en bestandstypen van vitaal belang is voor het succes van het project.

Wat is een Document Management Systeem?

Dankzij de algemene bedrijfsdigitalisering beheren organisaties meer digitale documenten dan ooit. Denk aan PDF's, Word-documenten, Excel-spreadsheets, Google Docs, maar zeker ook grafische documenten zoals BIM-modellen, CAD-tekeningen en IFC-bestanden.

Deze documenten worden op verschillende plaatsen bewaard, zoals in mailboxen, op USB-drives, op computers in verschillende afdelingen, of zelfs in archieven. Er is nauwelijks overzicht over (de meest recente) documenten en ze worden op een tijdrovende manier heen en weer gestuurd tussen collega's.

In zijn eenvoudigste vorm is een Document Management Systeem (DMS) een hulpmiddel voor het verwerken, organiseren en delen van digitale documenten in teams en organisaties. Meerdere  medewerkers kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken en met versiebeheer kan worden bijgehouden wie welke aanpassingen heeft gedaan en er zeker van zijn dat u en uw collega’s met de laatste versies werken.

 

Hoe kan een Document Management Systeem uw bouwbedrijf ten goede komen?

Documentmanagement is een cruciaal onderdeel van elk bouwproject, zeker gezien de complexiteit van de bouwsector.

Eén enkel project kan honderden of zelfs duizenden documenten bevatten die moeten worden voorbereid, gecontroleerd en goedgekeurd voor de start van een project.
Zonder een effectief documentmanagementsysteem (DMS) voor de bouw kan het proces van voorbereiden, verspreiden en volgen van digitale documenten overweldigend worden.

Construction document management software is een krachtig hulpmiddel om documentbeheertaken zoals het vastleggen, verwerken, reviseren, verspreiden, opslaan en beveiligen van gegevens gedurende de hele bouwcyclus te stroomlijnen. Dit resulteert in een sneller en efficiënter projectmanagement proces. 

Welke functionaliteiten mogen niet ontbreken in een DMS voor de bouw?

Als het gaat om construction project management software, zijn er veel verschillende functies waarmee u rekening moet houden. 

Bovenal moet een goed systeem zorgen voor gestroomlijnd documentmanagement en één enkele bron van waarheid voor bouwgegevens, zodat alle belanghebbenden veilig toegang hebben tot en kunnen samenwerken in dezelfde documenten en de kans op fouten en miscommunicatie afneemt.

Naast deze basisfuncties moet een goed documentmanagementsysteem ook een gebruiksvriendelijke interface hebben waarin maatwerkvelden mogelijk zijn voor het beheer van complexe bouwworkflows. Documentbeheer Sharepoint moet gebruikers in staat stellen snel en gemakkelijk de informatie te vinden die zij nodig hebben, ongeacht hun rol in het project.

Specifieke Metadata, naamgeving, versiebeheer en classificatie, alsook de mogelijkheid om machtigingen in te voeren in verbeterde workflows, zorgen ervoor dat uw document output management voldoet aan de industriële normen en voorschriften en tegelijkertijd de samenwerking en communicatie tussen teamleden kan worden gestroomlijnd.

Andere belangrijke functies waar u op moet letten zijn:

• Digitaliseren en archiveren van documenten: U kunt het gedoe van papieren documenten elimineren, zoals verloren of verkeerd opgeborgen papieren, onjuiste gegevens en miscommunicatie. Door uw documenten van papier naar digitaal formaat te verplaatsen, bespaart u tijd, ruimte en geld.
• Mogelijkheden voor het delen, beoordelen en markeren van documenten: Het biedt verschillende functies die het gemakkelijker maken om documenten te beheren, samen te werken met teamleden en ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de laatste versie van elk document.
• To-Do items beheren.
• Mogelijkheid tot werken op locatie mbv mobile apps.
• De voortgang van uw project kunnen volgen.
• Het managen van klanten en partnerships: Project documenten delen met klanten en partners is ook een fluitje van een cent met document management software. Door eenvoudigweg toegang te verlenen tot specifieke bestanden of mappen, kunt u iedereen die bij het project betrokken is op de hoogte en up-to-date houden.
• RFI (request for information) om informatie te verzamelen van potentiële leveranciers.
• Genereren van rapporten.

Lokaal of in de cloud?

Het is ook belangrijk om te overwegen of u een lokale of cloud-gebaseerde oplossing voor uw digitale documenten wilt. Een cloud-gebaseerd DMS voor de bouw biedt het voordeel dat het overal toegankelijk is, zolang je maar een internetverbinding hebt. Dit kan bijzonder nuttig zijn voor project teams die op afstand werken of moeten samenwerken met collega's die zich in verschillende delen van de wereld bevinden.

Een goede document management oplossing moet een evenwicht bieden tussen beveiliging, controle, schaalbaarheid en gebruiksgemak, en er tegelijkertijd voor zorgen dat uw team members toegang hebben tot de meest actuele versie van construction documents wanneer ze die nodig hebben.

 

Succesvolle DMS-selectie en -implementatie in uw bedrijf

Het selecteren van het juiste documentmanagementsysteem voor bouwdocumenten (DMS bouw) voor uw bedrijf is cruciaal. Om het maximale uit een management tool te halen, moet de instapdrempel laag zijn, de onboarding eenvoudig verlopen, het systeem gemakkelijk te onderhouden zijn en de softwareleverancier permanente ondersteuning bieden. Bedrijfs- en personeelsveranderingen betekenen vaak ook een verandering in de werking van het systeem, maar dit mag geen zware infrastructuurkosten met zich meebrengen.
 

Een voorbeeld van een betrouwbare en robuuste document management oplossing is Trimble Viewpoint

Hoewel generieke platforms voor document management uitgebreide systemen voor het delen van bestanden kunnen zijn, missen zij vaak de branche-expertise en de vooraf geconfigureerde structuur voor bouwprojecten. Hierdoor kunt u het gevoel krijgen dat uw huidige systeem niet meer voldoet.

Viewpoint For Projects van Trimble is een Common Data Environment, die specifiek voor de bouwsector is ontwikkeld. Het is een cloud-gebaseerde oplossing, toegankelijk via een webbrowser. 

Viewpoint For Projects combineert sharepoint documentbeheer met krachtige workflows, machtigingen en revisietools, zodat elk projectlid toegang heeft tot de laatste versies van relevante documenten. Viewpoint For Projects combineert sharepoint documentbeheer met krachtige workflows, machtigingen en revisietools. Hierdoor heeft elk projectlid toegang tot de laatste versies van relevante documenten.

U en uw volgende project verdienen immers een oplossing die speciaal voor de taak is ontworpen.