Le calendrier mérite toute votre attention !

Le calendrier dans Tekla PowerFab est l'un des outils les plus sous-estimés du logiciel.
Beaucoup d'utilisateurs ne prennent pas le temps de comprendre ses capacités, c’est pourquoi il est si peu utilisé. Je tiens donc à expliquer les avantages du calendrier, ce qui, espérons-le, vous encouragera à l’utiliser par la suite.

Calendrier de référence

Le temps est toujours essentiel, et ceux qui créent un calendrier ont besoin d'un moyen de saisir rapidement des informations. Tekla PowerFab vous permet de créer des calendriers de référence afin de pouvoir y insérer automatiquement des tâches. En outre, les liens entre les tâches (précédentes/suivantes) peuvent être intégrés dans le calendrier de référence afin de pouvoir être également incluses automatiquement. Cela signifie que vous pouvez créer la base de votre calendrier en quelques clics.

Vous avez également l'avantage supplémentaire de pouvoir créer plusieurs calendriers de référence. Par exemple, il peut être nécessaire de créer un calendrier plus détaillé et plus complexe pour les projets de plus grande envergure. Inversement, les petits projets peuvent ne pas nécessiter autant de détails. Vous avez la possibilité de créer un calendrier pour les projets de grande envergure et un calendrier de référence distinct pour les projets de moindre envergure. Vous pouvez même créer un calendrier spécifique à un client exigeant que des informations particulières y figurent. En bref, vous pouvez créer autant de calendriers de référence que nécessaire afin d’insérer rapidement les éléments nécessaires dans votre calendrier.

Vous pouvez même créer un calendrier spécifique à un client exigeant que des informations particulières y figurent.

Enfin, les calendriers de référence aident également à assurer la cohérence des calendriers d’un projet à un autre. Qu'entend-on par là ? La direction peut définir les tâches qu'elle a besoin de faire figurer dans les calendriers et les imposer en exigeant qu'un certain calendrier de référence soit utilisé. Cela empêche différentes personnes de créer leur propre format entièrement différent de celui des autres personnes de l'organisation. Cela signifie que vous serez familiarisé avec la mise en page et le contenu de chaque calendrier et n’aurez pas à essayer d'interpréter le format très particulier de quelqu'un !

Mises à jour automatiques

La plupart des calendriers que j'ai vus chez les fabricants sont dans Excel. Une petite minorité de fabricants utilisent un outil tel que Microsoft Project. Ce sont d'excellents outils qui sont très adaptables. Cependant, il existe une difficulté majeure…ils nécessitent un gros travail de mise à jour pour refléter l'évolution des informations au quotidien. Quotidien n'est probablement pas le terme exact… J'ai régulièrement vu des calendriers mis à jour une seule fois par semaine, et parfois, ils ne sont pas du tout mis à jour.

J'ai régulièrement vu des calendriers mis à jour une seule fois par semaine, et parfois, ils ne sont pas du tout mis à jour.

Tekla PowerFab offre la possibilité de mettre à jour automatiquement certaines informations du calendrier. Différentes tâches peuvent être liées à des statuts dans tout le système, et ces statuts sont mis à jour par PowerFab sans intervention manuelle. Voici une liste de ces tâches, ainsi qu’une brève description :

• Plans approuvés – % de plans dont l’état est devenu approuvé.
• Matériel acheté - % de matériel qui a été acheté.
• Matériel reçu - % de matériel qui a été reçu.
• EDT (extrait du stock) - % de matériel qui est entré en production et qui a été retiré du stock.
• Progression Production - % de stations de production qui ont été traitées.
• Production terminée - % de matériel qui a été fabriqué.
• Progression Station - % de matériel qui a été traité par une station spécifique dans l'atelier (par exemple, sciage, assemblage, implantation, soudage, etc.).
• Progression Destination d'expédition - % de matériel dont l'expédition vers une destination spécifique (telle que le galvaniseur) est terminée.
• Expédition terminée - % de matériel dont l'expédition au chantier est terminée.
• Progression Chantier - % de stations de chantier qui ont été traitées.
• Chantier terminé - % de matériel pour lequel toutes les opérations sur le chantier sont terminées (matériel monté).

Le calendrier peut mettre à jour ces statuts automatiquement, et ce au niveau de la séquence, du lot, de la catégorie, de la sous-catégorie ou de la catégorie de paiement.
Peut-être que vous n'avez pas nécessairement besoin de voir ces informations.
Cependant, avoir automatiquement une visibilité sur plus d'informations vous permet de mieux comprendre vos projets. La plupart des calendriers que j'ai vus ne sont pas détaillés heure par heure. Le fait d’avoir une visibilité sur les plus petites tranches horaires peut vous aider à mettre le doigt sur le moindre problème.

Combien de temps faut-il pour recueillir le pourcentage d'achèvement de chaque projet, puis l’intégrer manuellement dans une feuille de calcul ?

Réfléchissez en toute honnêteté… Combien de temps faudrait-il pour recueillir les rapports pour chaque projet de votre calendrier afin de mettre à jour même une poignée de ces statuts dans Excel ou Microsoft Project ? Vous vous dites peut-être : « Je n'ai pas besoin de mettre à jour mon calendrier avec toutes ces informations. » Disons donc que vous n'avez besoin de mettre à jour que l'une d'entre elles dans votre calendrier actuel… le pourcentage d’achèvement, par exemple. Combien de temps faut-il pour recueillir le pourcentage d'achèvement de chaque projet, puis l’intégrer manuellement dans une feuille de calcul ?
Maintenant, comparez ce temps à un processus automatique… qu’est-ce qui est le plus rapide ?

Heures réestimées

Combien de fois avez-vous regardé les heures de votre calendrier et réalisé qu'elles ne sont basées que sur des estimations ? Vous savez que certaines heures estimées sont devenues réelles, et que ces heures ne sont pas indiquées dans votre calendrier. En outre, les heures de l'ordre de modification ne sont ni mises à jour, ni incluses. Vous risquez donc d’avoir beaucoup d'heures qui ne sont pas incluses dans le calendrier ! Ou peut-être même que vous planifiez trop d'heures pour des tâches qui en demandent moins en réalité.

Tekla PowerFab offre la possibilité de mettre à jour les heures dans le calendrier en fonction du travail réellement exécuté dans votre atelier, en utilisant les informations de l'estimation pour réévaluer essentiellement vos heures. Ces heures réestimées (appelées heures de base dans le calendrier) sont ensuite comparées aux heures estimées à l'origine. Si les heures de base sont supérieures aux heures estimées initiales, les heures de base sont utilisées pour la planification de votre atelier.

Heures réelles

Vous vous demandez pourquoi l'inclusion des heures réellement travaillées dans le calendrier est importante. Je suis content que vous le demandiez ! La réponse est évidente : vous voulez diminuer le nombre d’heures prévues dans le calendrier en les remplaçant par les heures réellement travaillées afin de planifier les heures restantes.

Il existe plusieurs façons de mettre à jour les heures travaillées dans Tekla PowerFab :

• Saisie manuelle – vous pouvez saisir manuellement les heures sous forme de temps forfaitaire dans le calendrier.
• Importation – les heures peuvent être exportées à partir d'un logiciel de suivi du temps, puis importées dans Tekla PowerFab.
• Cela vous donne même la possibilité d'avoir des détails (employé, date, heures normales de travail, heures supplémentaires, etc.) dans PowerFab pour les consulter facilement.
• Statut de production – lorsque le personnel de l'atelier met à jour le statut d'une tâche dans PowerFab, il a la possibilité d'entrer les heures passées sur cette tâche.
• Cette information est automatiquement transmise au calendrier
• Scan – Si vous utilisez des lecteurs de code-barres dans votre atelier, vous pouvez capturer le temps consacré par pièce/tâche lorsque vous les scannez dans l’atelier.

Utilisation des heures

Encore une fois, vous vous demandez peut-être pourquoi le fait d’indiquer l'utilisation des heures dans le calendrier est important. La plupart des calendriers que j'ai vus indiquent le pourcentage d'heures travaillées en tant que pourcentage d’achèvement. Cependant, les heures que vous avez travaillées peuvent être un pourcentage très différent de la quantité de matériel que vous avez traitée, qui correspond au pourcentage d’achèvement réel.
Tekla PowerFab compare le pourcentage d'heures travaillées au pourcentage de matériel fabriqué dans votre atelier. Si le pourcentage d'heures travaillées dépasse le pourcentage de matériel fabriqué, il apparaît en rouge vif pour signaler que vous pouvez vous tromper dans vos heures. Il s'agit d'un niveau de comparaison des heures dont j'ai rarement constaté le suivi.

Les heures que vous avez travaillées peuvent être un pourcentage très différent de la quantité de matériel que vous avez traitée, qui correspond au pourcentage d’achèvement réel.

Instantanés

Vous est-il déjà arrivé d’approcher de la fin de votre projet et que l'entrepreneur commence à se plaindre que vous ayez retardé le calendrier global ? Vous savez néanmoins que les plans n’ont pas été validés en temps opportun et qu’il s’agit là de la véritable cause du retard.

Tekla PowerFab vous permet d'enregistrer un point de sauvegarde (instantané) à tout moment. Vous pouvez ensuite charger ce point de sauvegarde pour voir où vous en étiez ce jour-là et comparer le calendrier actuel au point de sauvegarde. Cela vous donnera des informations sur la véritable cause de tout problème dans le calendrier.

Calendrier de production

Jusqu'à présent, nous n'avons parlé que du calendrier de projet. Tekla PowerFab va encore plus loin. En créant un calendrier de projet, en ajoutant des dates, des heures et une ressource, vous créez automatiquement un calendrier de production. La ressource peut être simplement la capacité totale de votre atelier, ou plus précisément la capacité d'une machine.
Il peut même s'agir de vos dessinateurs de détails internes. Quelle que soit la ressource, vous aurez une visibilité sur l'utilisation de votre capacité sur une base hebdomadaire. Cela vous indiquera quand vous êtes en surcapacité ou quand vous avez besoin de travail supplémentaire pour remplir votre atelier. Notez que pour le créer, il vous suffit de remplir le calendrier du projet. En créant un calendrier de projet, en ajoutant des dates, des heures et une ressource, vous créez automatiquement un calendrier de production. D’ailleurs, le calendrier de production ne vous indique pas que les heures planifiées pour la semaine. Il vous montre aussi combien de ces heures ont réellement été attribuées. Peu importe les heures que vous avez planifiées si elles n'ont pas été attribuées à l’atelier ! PowerFab met automatiquement ces informations à jour pour vous.

Synthèse

Le calendrier est l'un des outils les moins utilisés de Tekla PowerFab, mais il est aussi l'un des plus puissants. Je ne vais pas vous mentir, c'est un outil complexe du logiciel que l’on ne maîtrise qu’au bout d’un certain temps. Il n'est pas parfait, mais Microsoft Project ou tout autre pack logiciel ne l'est pas non plus. Cependant, la maîtrise du calendrier a un réel intérêt.
Je dis à tous mes clients d'aller au plus simple, pour commencer, et d’augmenter le niveau de détail au fur et à mesure, une fois qu’ils comprennent mieux son fonctionnement. Trop de fabricants choisissent la facilité pour ce qui est de la planification, ce que reflètent totalement leurs calendriers. Par conséquent, leurs ateliers sont davantage planifiés « à l’instinct » qu’en se basant sur des données réelles. Passer du temps sur le calendrier n’est pas chose aisée, mais rien ne s’obtient sans effort. Le calendrier est l'un des outils les moins utilisés de Tekla PowerFab, mais il est aussi l'un des plus puissants. Prenez le temps de comprendre ce que le calendrier de Tekla PowerFab peut faire, et vous apprendrez bientôt à apprécier ses avantages.

À propos de l’auteur
Ricky Horton est un consultant spécialisé dans la mise en œuvre et la conception de systèmes d’information utilisant la gamme de produits Tekla PowerFab. Il a quasiment trente ans d’expérience en tant que cadre dans le secteur de l’acier structurel, et utilise les produits Tekla Powerfab depuis plus de dix ans.

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