Bouwsoftware voor uw bouwbedrijf? Waar moet u op letten?

De bouwsector staat niet stil. Bouwprojecten worden door extra regelgeving, strakke deadlines en concurrentie steeds complexer. Wie binnen de bouwsector concurrerend wil zijn, moet efficiënt werken. Met de juiste bouwsoftware gaat het managen van bouwprojecten een stuk eenvoudiger en doeltreffender.

Bouwprojectmanagement met goede bouwsoftware zorgt ervoor dat projecten op tijd worden afgerond, alle regelgeving wordt nageleefd en u kostenefficiënt werkt. Maar waar moet goede software voor de bouw aan voldoen? Wij leggen uit waar u op moet letten bij de aanschaf van de juiste software voor de bouwsector.
 

De belangrijkste aandachtspunten

Om een weloverwogen keuze te maken in construction project management software die past bij uw bedrijf, is het belangrijk om op het volgende te letten:

• Kies bouwsoftware waarbij alle bedrijfsprocessen gemanaged kunnen worden binnen één systeem.
• Kies software die specifiek gericht is op de bouw.
• Ga voor een toegankelijk en apparaatvriendelijk cloudsysteem.
• Neem een gecertificeerde (bv. ISO) softwareprovider.

Construction project management software voor alle bedrijfsprocessen

Veel bouw- en installatiebedrijven gebruiken losse softwarepakketten die niet op elkaar aansluiten. De administratie, het materiaal- en voorraadbeheer, projectmanagement en andere bedrijfsonderdelen worden op verschillende plekken beheerd. Om overzicht te houden moet constant geschakeld worden tussen systemen, wat erg omslachtig en inefficiënt is. Het zorgt ervoor dat het overzicht verloren gaat en bouwprojecten vertraagd, verstoord en onnodig duur worden.

Om vervolgens toch efficiënter te werken worden naderhand verschillende softwaresystemen aan elkaar gekoppeld. Hierdoor ontstaat een log systeem dat piept en kraakt en onwerkbaar wordt. Het is daarom verstandig om te investeren in een zogenaamd ‘ERP-systeem’. ERP staat voor ‘Enterprise Resource Planning’ en heeft als insteek alle afdelingen en bedrijfsprocessen aan elkaar te koppelen. Dit zorgt voor een hoop gebruiksgemak en is uiteindelijk goedkoper dan het kopen en koppelen van losse softwaresystemen.
 

Kies specifiek voor software voor bouwbedrijven

Bouwprojecten hebben hun eigen unieke werkprocessen die niet te vergelijken zijn met de gang van zaken in andere sectoren. Generieke managementsoftware sluit daarom niet aan op wat er nodig is in de bouwsector.  Zo ontbreekt het vaak aan de juiste rapportagefuncties, toegankelijkheid voor technici en aan relevante workflows die gebruikt kunnen worden. Kies daarom voor software die op de bouw gericht is. Zogenaamde ‘construction management software’. Het is de bedoeling dat software het bouwproces vereenvoudigt en makkelijker maakt en niet het tegenovergestelde veroorzaakt.

Werk met een cloud software die overal en voor iedereen toegankelijk is

Projecten in de bouw hebben altijd een wisselwerking tussen de planning en modellering op kantoor, en werkzaamheden op locatie. Daarom is bouwprojectbeheer niet altijd eenvoudig. Een laptop meenemen naar een braakliggend bouwterrein kan nog weleens een uitdaging zijn. Kies daarom voor gebruiksvriendelijke construction management software (met bijvoorbeeld een mobile app) die op verschillende apparaten beheerd kan worden. Zo kan iemand op de bouwplaats vaak beter overweg met een tablet of mobiel dan met een laptop.

Daarnaast is een systeem dat cloud-based is handig op het moment dat alle team members, en bijvoorbeeld onderaannemers, er informatie uit halen. Het zorgt ervoor dat iedereen op elk moment (real time) en op iedere plek bij de juiste informatie komt. Ook als een apparaat stuk gaat, blijft alle informatie bewaard in de cloud. Zo beperkt u het risico dat belangrijke informatie verloren gaat.

Door te kiezen voor een gecertificeerde bouwsoftwareprovider weet u dat het goed zit met de databeveiliging. Kies daarom altijd voor een leverancier die veiligheidscertificaten op zak heeft. Hierbij kunt u denken aan ISO-certificaten die aantonen dat een bedrijf databeveiliging hoog in het vaandel heeft staan. De meeste softwareproviders tonen deze certificaten op hun website. Doen ze dat niet, dan kunt u hierom vragen.

Ook voor samenwerking met onderaannemers en andere stakeholders is het fijn, en soms zelfs noodzakelijk, dat uw bouwsoftware veilig en gecertificeerd is.

Welke functionaliteiten heeft een goed bouwsoftwarepakket?

We vertelden u al dat het verstandig is om voor een systeem te kiezen dat specifiek gericht is op de bouw. Om na te gaan of dit het geval is, moet de software een aantal functionaliteiten bevatten. Hieronder lichten we toe welke dat zijn:
 

Workflows

Workflows geven structuur en sturing aan projecten. Denk hierbij aan werk- en veiligheidsinstructies met bijvoorbeeld checklists die doorlopen moeten worden. U kunt workflows maken voor bouwwerkzaamheden, maar ook voor administratieve- en werkvoorbereidingstaken. Workflows maken het mogelijk om efficiënt te werken, processen af te bakenen en om ervoor te zorgen dat niets in het werkproces vergeten wordt. Kies dan ook voor een systeem waarbij u zelf de workflows kunt bouwen en configureren . Hiermee zorgt u ervoor dat de software op uw bedrijfsproces aansluit en niet dat uw bedrijfsproces op de software aan moet sluiten.

Naast dat workflows het werk makkelijker maken, geven ze ook inzicht in het verloop ervan. Zo kan er binnen workflows ingebouwd worden dat er feedback of fotomateriaal achtergelaten wordt. Deze data laat zien waar projecten vastlopen en waar winst te behalen valt. Handig om het werkproces te optimaliseren en om ervoor te zorgen dat werkprocessen in de toekomst beter verlopen.
 

Status en prioriteit van werkzaamheden

Bouwprojecten zijn meestal veelomvattend. Om elk project behapbaar te maken deelt u het op in verschillende (sub)taken. Met bouwsoftware kunt u het bouwproces goed in de gaten houden. Veel software voor de bouw maakt gebruik van grafieken en dashboards. Handig om de status van een project in te zien. Ook kan aan losse werkzaamheden die extra belangrijk zijn voor het verloop van een project een hogere prioriteitstatus gegeven worden. Daarmee voorkomt u dat werkzaamheden elkaar in de weg zitten of in de verkeerde volgorde worden uitgevoerd.
 

Kostenmanagement en voorraadbeheer

Om de kosten van projecten goed in te schatten en om in de gaten te houden of bouwkosten niet te hoog oplopen, is bouwsoftware met een kostenmanagmentsysteem een must. Voor iedere stap binnen een project kan beraamd worden wat er nodig is qua bouwmateriaal en persooneels- of onderaannemerskosten. Vervolgens is een koppeling met een inkoopfunctionaliteit erg fijn. Zo kunnen de bouwmaterialen die per projectonderdeel nodig zijn direct besteld worden bij de leverancier.
 

Toegang tot de software voor onderaannemers

Omdat veel bouwbedrijven werkzaamheden uitbesteden, is het noodzakelijk dat externe bedrijven ook (gedeeltelijk) toegang krijgen tot uw bouwsoftware. Met eerdergenoemde workflows en collaboration tools kunnen onderaannemers aan het werk worden gezet met duidelijke instructies.

Vervolgens controleert u of werkzaamheden goed uitgevoerd worden door feedbackmomenten en fotocontroles in te bouwen waarin werk wordt gerapporteerd.
 

De volgende stap in het selecteren van bouwsoftware:

Het kiezen en kopen van construction management software die aansluit bij uw bedrijf is een zorgvuldig proces. Het is belangrijk om goed in kaart te brengen wat u nodig heeft en of de software daarbij aansluit. In veel gevallen is het verstandig om software te kiezen die specifiek voor de bouw gemaakt is. Algemene software sluit nou eenmaal minder goed aan bij processen die zich afspelen binnen de bouwsector. 

Veel softwareproviders bieden demo’s aan waarmee u de software tijdelijk kunt gebruiken. Op deze manier maakt u kennis met de software en wordt al gauw duidelijk hoe gebruiksvriendelijk het product is. U kunt ervoor kiezen demo’s te doorlopen van verschillende softwareproviders. Zo maakt u uiteindelijk een weloverwogen keuze.