Altijd en overal up-to-date informatie

Met drie locaties en één buitenpolikliniek is het Albert Schweitzer ziekenhuis dé zorgpartner voor inwoners van de regio Zuid-Holland-Zuid. Om dynamisch mee te groeien met de veranderende zorgvraag en om snel te kunnen innoveren en anticiperen, zet het ziekenhuis hoog in op digitalisering. “De kracht van deze digitalisering steunt op twee pilaren”, benadrukt Willem Blaak, coördinator Technisch Bedrijfsbureau van Huisvesting en Techniek bij het Albert Schweitzer ziekenhuis. “Naast een goed fundament voor tekeningenbeheer bouwen we aan een Asset Management Systeem, waarin alle processen voor meerjaren beheer en onderhoud, financiën en contractenbeheer snel en up-to-date beschikbaar zijn. Dit biedt niet alleen voordelen voor onze interne processen, maar ook in onze projecten.”

“Niet alleen onze facilitaire en technische diensten, maar ook projectleiders van (bouw)projecten én externe partijen vragen steeds vaker informatie op over onze locaties, installaties en (medische) apparatuur”, vertelt Blaak. “Bijvoorbeeld bij nieuwbouw- en verbouwprojecten, maar ook om onderhoud en beheer goed te kunnen inrichten. Daarnaast hebben we veel compliance. Ziekenhuizen moeten aantoonbaar aan uitgebreide wet- en regelgeving voldoen. Digitalisering biedt ook dan uitkomst, omdat informatie over bijvoorbeeld accreditaties, NEN-keuringen en legionellabeheer gestructureerd wordt opgeslagen en direct gedeeld kan worden met de relevante partijen.”

Uitgebreide implementatie

De digitalisering van het Albert Schweitzer ziekenhuis gaat zeker 25 jaar terug, benadrukt CAD-beheerder en tekenaar (werktuig)bouwkunde Teun Wapperom. “Sinds die tijd maken we ook gebruik van teken-/modelleersoftware Stabicad for AutoCAD. Een bewuste keuze, omdat ook onze belangrijkste partners hiermee werken. Bovendien wordt Stabicad for AutoCAD net als Stabicad for Revit geleerd op scholen, waardoor ook nieuwe medewerkers er goed en snel mee uit de voeten kunnen.” CAD-beheerder en tekenaar Elektrotechniek Ferry Graafland: “Tot voor kort werden de modeltekeningen en aanvullende informatie eenvoudig gedeeld via de Stabicad webviewer, maar sinds de overname van Stabiplan door Trimble wordt deze viewer uitgefaseerd. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een alternatieve oplossing, die we vonden in Trimble Connect. Gedreven door de mogelijkheden van dit platform, zijn we een uitgebreide implementatie gestart.”

Kijk- en werkgedeelte

Het Technisch Bedrijfsbureau van het Albert Schweitzer ziekenhuis was al geruime tijd op zoek naar een oplossing, waarmee interne én externe partijen hun bestanden kunnen ophalen en delen in één overzichtelijke omgeving. “Trimble Connect voorziet hierin”, aldus Graafland. “Uniek aan de software is dat een kijkgedeelte en een werkgedeelte gecombineerd kunnen worden. Zo kunnen afdelingshoofden, facilitaire en technische diensten te allen tijde de situatietekeningen van onze diverse locaties in PDF inzien. Bovendien kunnen we eenvoudig projecten aanmaken, waarin alle relevante partijen na uitnodiging kunnen samenwerken.” Graafland verwijst hiermee onder andere naar KCU (Kuijpers Service B.V., Constructif B.V. en ULC Technisch Beheer B.V.), dat de komende vijf jaar verantwoordelijk is voor alle projectmatige (verbouw)activiteiten voor de instandhouding, continuïteit en optimalisatie van het Albert Schweitzer ziekenhuis. “In de nabije toekomst kan KCU in Trimble Connect eenvoudig tekeningen downloaden, revisies toevoegen en bestanden terugzetten, waarbij van begin tot eind duidelijk is wie wanneer welke bestanden heeft gedownload, welke wijzigingen zijn doorgevoerd en wat de meest actuele tekeningen zijn.” Blaak: “Dankzij Trimble Connect is het doorsturen van bestanden via mails en bijvoorbeeld WeTransfer verleden tijd. Hierdoor houdt iedereen het overzicht. Doordat alle relevante partijen kunnen inzien welke informatie verstrekt is en wat er is teruggekomen, is de controle bovendien beter. Je kijkt met meer ogen naar een project, wat de kwaliteit ten goede komt. Tegelijkertijd houden wij als bedrijfsbureau de regie. Doordat alle data op onze eigen servers blijft staan, blijven wij namelijk altijd eigenaar van de bestanden.”

Meer dan 10.000 tekeningen

Senior Support Engineer van Trimble Jan Barend den Ouden heeft het Technisch Bedrijfsbureau van het Albert Schweitzer ziekenhuis ondersteund bij de inrichting van de Trimble Connect omgeving. “Jan Barend heeft al vele software-migraties en -installaties voor ons verzorgd en ook dit proces is vlekkeloos verlopen”, vertelt Graafland. “We zijn zeer tevreden over zijn support. In slechts drie dagen tijd zijn meer dan 10.000 tekeningen op onze server gesynchroniseerd met Trimble Connect. Daarbij heeft Jan Barend een tool ingericht, waardoor de synchronisatie voortaan met één druk op de knop kan worden uitgevoerd.” Den Ouden: “Samen met de ICT-afdeling van het ziekenhuis heb ik geïnventariseerd hoe processen, bestanden, rechtenstructuren en werkplekken gemanaged en uitgerold moeten worden. Bovendien heb ik key users Willem, Teun en Ferry getraind in Trimble Connect en een ‘Quick Start’ handleiding geschreven, die interne én externe gebruikers stap-voor-stap wegwijs maakt op het platform.”

Altijd up-to-date

Binnenkort worden de eerste projecten via Trimble Connect opgepakt. Blaak noemt niet alleen de realisatie van een nieuwe noodstroomvoorziening, maar ook de inpassing van een nieuwe urologieafdeling, waardoor urologie en gynaecologie voortaan geclusterd worden in één centrum. Daarnaast zullen diverse kleinere klusjes, zoals de splitsing van medische en technische perslucht, via Trimble Connect worden opgezet. Door projecten via dit platform te laten lopen, beschikken partijen altijd over de meest actuele tekeningen, benadrukt Wapperom. “Dit haalt veel druk weg bij de projectleiders. Bovendien ontstaat overzicht, waardoor je elkaar ook kunt aanspreken op verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld met betrekking tot revisies. Hierdoor blijft de informatiestroom altijd up-to-date.” Graafland: “Een optimum hierin hopen we in de toekomst te bereiken, wanneer ook de technische dienst revisies via het platform kan delen en papieren tekeningen tot het verleden behoren.”

Vinger aan de pols dankzij BIM ILS

“De samenwerking tussen partijen is alleen succesvol, wanneer de informatie waarmee wordt gewerkt gestructureerd, consistent, correct én volledig is”, benadrukt Den Ouden. “Dit geldt ook voor het Albert Schweitzer Ziekenhuis, waarvoor ontzettend veel partijen tekenwerkzaamheden verrichten. Ook hier biedt Trimble Connect uitkomst. Op het platform kunnen namelijk eenvoudig modellen gecontroleerd worden op de aanwezigheid en consistentie van parameters.” Om deze controle mogelijk te maken, heeft Den Ouden speciaal voor het ziekenhuis een Informatie Leveringsspecificatie (ILS) geschreven, die wordt benut als aanvulling op het CAD procedurehandboek en met name uitkomst biedt in nieuwbouwprojecten. Blaak: “Met behulp van diverse tools kunnen we dwarsdoorsneden maken van bijvoorbeeld Revit-modellen. Vervolgens kunnen we eenvoudig onderdelen selecteren en bijvoorbeeld aantallen, diameters en andere objectinformatie controleren, conform de gemaakte afspraken. Hierdoor houden we maximale grip op het ontwerp, de processen én de eindkwaliteit van onze gebouwen.”