Logiciel de gestion électronique des documents: le guide complet
La gestion des informations est cruciale pour la réussite de tout projet, en particulier dans des secteurs complexes comme la construction. En tant que professionnel du bâtiment, l'utilisation d'un logiciel de gestion électronique des documents (GED) adapté peut faire toute la différence.
Cependant, de nombreux professionnels du secteur se contentent encore d'approches archaïques pour gérer leurs données, notamment en utilisant des documents papier, ce qui rend difficile l'accès aux informations en temps réel. Afin de garder une longueur d'avance sur la concurrence, de rendre vos projets plus efficaces et de réduire les erreurs, les besoins en matière de gestion électronique des documents deviennent de plus en plus sophistiqués.
Alors, est-il temps d’investir dans un logiciel de gestion électronique des documents ? Votre logiciel actuel nécessite-t-il une mise à jour ? Continuez votre lecture pour comprendre comment un logiciel GED robuste peut améliorer la collaboration entre les membres de votre équipe, simplifier l'accès aux informations et optimiser la gestion des documents pour votre projet de construction.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion électronique des documents (GED)?
Définition d'un GED
Un système de gestion électronique des documents (GED) est une solution logicielle conçue pour stocker, gérer, partager et suivre des documents électroniques et des images, pour que l’ensemble des acteurs d’un projet de construction puisse y accéder en temps réel.
Quels types de documents peuvent être gérés avec un GED ?
Les logiciels de gestion électronique des documents peuvent gérer une grande variété de formats de fichiers, de la simple feuille Excel aux fichiers graphiques complexes. Les types de fichiers les plus couramment gérés comprennent :
- Les documents texte : Word, PDF, TXT
- Les feuilles de calcul : Excel, CSV
- Les documents graphiques : Images, dessins CAD, fichiers BIM
- Autres : PPT, fichiers XML, vidéos, etc.
Comment un GED peut-il bénéficier votre entreprise ?
La gestion électronique des documents joue un rôle critique dans la compétitivité et l'efficacité d'une entreprise, surtout dans des secteurs qui exigent une grande complexité organisationnelle et réglementaire, tels que le BTP et l'ingénierie.
L’importance de la gestion électronique des documents
Voici quelques façons spécifiques dont un système de GED peut être un atout majeur pour votre entreprise :
- L’accès aux informations en temps réel : dans un environnement commercial de plus en plus axé sur la data, un système de gestion électronique des documents, ou logiciel de gestion documentaire, offre un accès en temps réel aux informations importantes. C’est particulièrement utile pour les équipes dans le secteur le la construction où des décisions rapides et basées sur des données sont souvent nécessaires.
- Le travail collaboratif : les solutions de gestion électronique des documents encouragent le travail collaboratif en permettant aux parties prenantes de partager des documents facilement. L'usage d’applications mobiles permet aux membres de l'équipe d'accéder aux documents depuis le chantier.
- La sécurité et conformité : un bon système de GED aidera à garantir que les documents sont stockés en toute sécurité, sont facilement traçables et sont conformes aux réglementations en vigueur. Un atout essentiel où la non-conformité peut avoir des conséquences sérieuses.
- La numérisation des documents : la transition des documents papier vers un format numérique n'est pas seulement un gain pour l'efficacité, mais aussi pour la durabilité environnementale. Des outils de numérisation intégrés permettent une transition fluide vers un environnement de travail sans papiers.
Quelles sont les conséquences d'une mauvaise gestion des documents ?
Une mauvaise gestion de vos documents pourrait coûter cher à votre entreprise, entraînant des conséquences fâcheuses :
- Des retards de projet : une mauvaise gestion des documents peut entraîner des retards dans les calendriers, ce qui peut coûter du temps et de l'argent.
- Des erreurs et non-conformité : le manque de traçabilité et de contrôle dans la gestion des documents peut entraîner des problèmes de conformité avec des répercussions sérieuses.
- Une perte d'informations : sans un système de GED robuste, le risque de perdre des informations importantes est élevé, surtout quand on s'appuie fortement sur des documents papier.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion électronique des documents ?
Pour résoudre tous ces problèmes, il existe une solution simple : investir dans un logiciel de gestion électronique des documents. Mais que peut-il vous apporter ?
- Une modernisation de la gestion de projet : en utilisant des logiciels spécialisés comme un logiciel de gestion de projets de construction (construction project management software) en tandem avec un logiciel GED, les entreprises peuvent moderniser leur approche de la gestion de projet.
- Une capacité de signature électronique : pour simplifier et accélérer les processus métier, de l'approbation des documents aux contrats légaux.
- Un support client et des mises à jour : pour tirer le maximum de votre investissement, un bon système de GED doit offrir également des mises à jour régulières et doit être accompagné par une équipe de support technique. Une gestion « Open Source » et personnalisable : pour les entreprises qui cherchent plus de flexibilité, des options de GED open source permettent une personnalisation plus poussée.
- Une gestion de contenu avancée : un logiciel de GED peut souvent s'étendre au-delà de la simple gestion de fichiers pour offrir des capacités de gestion de contenu plus avancées, y compris des fonctionnalités comme des flux de travail personnalisés, la gestion des méta-data et plus encore.
Quelles sont les fonctionnalités indispensables d'un GED ?
Vous souhaitez vous lancer et choisir un logiciel de gestion électronique des documents adapté à votre entreprise ? Plusieurs fonctionnalités sont essentielles pour maximiser l'efficacité opérationnelle et la collaboration au sein de votre entreprise. Voici ce que vous devez considérer :
Gestion centralisée des documents
Un système de GED efficace offre une plateforme centralisée pour la gestion de tous vos documents. Qu'il s'agisse de GED dans le BTP ou tout autre secteur, une gestion centralisée simplifie grandement l'accès aux informations, la récupération de documents et le respect des protocoles de sécurité.
Versioning et suivi des modifications
Le suivi des versions et des modifications est essentiel, en particulier dans des environnements de travail collaboratif ou pour des équipes. Cette fonctionnalité permet de retracer l'historique des modifications, ce qui est particulièrement utile pour des documents complexes.
Interface d’utilisateur intuitive
Une interface d’utilisateur intuitive est cruciale pour minimiser la courbe d'apprentissage et permettre aux utilisateurs d'adopter rapidement le logiciel de gestion.
Métadata, classification et flux de travail personnalisables
La possibilité de taguer des documents avec de la métadatas et de les classer selon divers critères est fondamentale pour une recherche efficace et une meilleure gestion de contenu. Des flux de travail personnalisables permettent également d'automatiser certains processus métier, de la validation des documents à leur diffusion.
Collaboration en temps réel et accès mobile
Dans le monde actuel où le travail collaboratif est la norme, les fonctionnalités de collaboration en temps réel sont indispensables. L'accès via des applications mobiles dédiées est par ailleurs crucial pour des secteurs dans lesquels les équipes doivent souvent accéder à des documents en dehors du bureau.
Localement ou dans le Cloud ?
Comparaison entre les solutions locales et cloud
Choisir entre une solution GED locale et une solution cloud nécessite réflexion. Les systèmes locaux sont généralement hébergés sur les serveurs de l'entreprise et nécessitent une maintenance régulière. Ils peuvent offrir un meilleur contrôle sur vos données, mais peuvent également être coûteux en termes de matériel et de personnel pour la gestion et les mises à jour.
Les solutions cloud, en revanche, sont hébergées sur des serveurs distants et sont accessibles en ligne. Elles sont souvent plus flexibles et faciles à mettre en œuvre, surtout pour des équipes dispersées géographiquement ou en télétravail. Les mises à jour sont généralement automatisées, et les coûts initiaux peuvent être plus bas.
Importance de l'accessibilité et de la sécurité
L'accessibilité est souvent mieux servie par les solutions cloud, qui permettent un accès aux documents en temps réel depuis n'importe quel appareil connecté à internet. C’est particulièrement utile pour la gestion de chantier, les équipes projet, et dans les environnements de travail collaboratif.
Cependant, la sécurité est une préoccupation majeure, en particulier pour des secteurs réglementés.
Réussir la sélection et la mise en œuvre d'un GED
Conseils pour choisir le bon logiciel de gestion électronique des documents
Avant de vous lancer dans l’adoption de votre nouveau logiciel de gestion électronique des documents, assurez-vous qu’il soit adapté à votre situation et votre entreprise en suivant ces 4 conseils :
- Évaluez vos besoins : Prenez en considération les types de projets sur lesquels vous travaillez, vos besoins futurs potentiels, la taille de votre équipe, vos objectifs, etc. Cela vous aidera à déterminer les principales fonctionnalités qu'il sera important d'intégrer à votre logiciel.
- Demandez une démonstration : Avant de vous engager, demandez une démonstration du logiciel. Cela vous donnera une idée de l'interface utilisateur et des fonctionnalités comme l’historique des documents, la gestion de contenu, les notifications, etc.
- Vérifiez les options de personnalisation : Assurez-vous que le logiciel peut être adapté à vos processus. Les options de GED open source peuvent offrir une grande flexibilité en ce sens.
- Consultez les avis clients ou lisez des cas clients : Les retours d'autres utilisateurs peuvent être une source d'information précieuse sur la qualité de l’équipe de support technique, la fiabilité et d'autres aspects du logiciel.
L’importance du support continu et de la facilité de maintenance
Après avoir choisi et mis en œuvre le logiciel, le support continu et la maintenance deviennent essentiels. Vérifiez si le fournisseur offre une équipe de support technique, des mises à jour régulières, et des ressources de formation. Il est également important de vérifier la présence d'une équipe ou d'un processus d'intégration (onboarding). Cette étape est fondamentale, car elle peut aider les utilisateurs à adopter le logiciel plus rapidement, ce qui leur permet de commencer à travailler avec plus d'efficacité et dans les meilleurs délais.
Un exemple pratique : Viewpoint For Projects
En quoi Viewpoint For Projects est une solution de gestion électronique des documents efficace ?
Trimble Viewpoint est une plateforme qui offre une suite complète de solutions de gestion de projet, spécialement conçue pour les industries de la construction. Son architecture robuste permet une gestion centralisée des documents, un accès en temps réel aux informations et une collaboration efficace entre les équipes de projet.
Basé sur le cloud, Viewpoint For Projects offre une excellente accessibilité, permettant aux équipes sur le chantier ou en déplacement d'accéder à des documents et des données cruciales via des apps mobile. De plus, la sécurité des données est renforcée grâce à des protocoles de sécurité avancés.
Viewpoint For Projects : des fonctionnalités spécifiques pour la gestion de projets de construction
Viewpoint For Projects se distingue par ses fonctionnalités spécifiques adaptées aux besoins du secteur de la construction. En effet, avec le visionneur de modèles de haute qualité de Trimble Connect intégré à Viewpoint For Projects, ce GED offre :
- Une gestion centralisée des documents : Le système facilite la gestion de tous types de documents, des fichiers PDF aux documents Word et Excel, ainsi qu'aux documents graphiques et aux modèles BIM.
- Une collaboration en temps réel : La plateforme permet un travail collaboratif, facilitant le partage d'informations et la coordination entre les différents intervenants du projet.
- Un suivi des modifications : Chaque modification apportée à un document est suivie, permettant une meilleure gestion des versions et une traçabilité complète.
- Des métadata, classification et flux de travail personnalisables : Les utilisateurs peuvent attribuer des métadata aux documents, les classer efficacement, et même créer des flux de travail personnalisés pour automatiser certains processus métier.
- Un accès mobile : L'application mobile dédiée permet aux équipes d'accéder aux documents importants même lorsqu'elles sont sur le chantier, facilitant ainsi la gestion de projet en temps réel.
Pourquoi Viewpoint For Projects se distingue ?
Contrairement aux solutions de GED génériques, Viewpoint For Projects est spécialement conçu pour répondre aux défis uniques du secteur du BTP. Cela signifie que ses fonctionnalités, son interface utilisateur, et même son support client sont tous axés sur les besoins spécifiques de l’industrie.
En plus, sa capacité à s'intégrer facilement avec d'autres outils de gestion de projet, tels que BIM 360 Docs, offre une flexibilité et une échelle que les options plus génériques ne peuvent généralement pas fournir.
L'adoption d'un système de gestion électronique des documents (GED) est indispensable pour toute entreprise cherchant à optimiser ses processus de gestion de projet, en particulier dans des secteurs aussi complexes que la construction. Un logiciel comme Viewpoint For Projects va au-delà de la simple gestion documentaire pour offrir une suite complète de fonctionnalités pensées spécifiquement pour répondre aux défis uniques de ce secteur. De la gestion centralisée des documents à la collaboration en temps réel et à l'accès mobile, il offre une solution robuste et fiable qui se démarque nettement des options génériques.